「重要であるか」と「緊急であるか」の二つの軸によって、分類しましょう。

まず、「①緊急だけれども重要でないもの」は、すぐに済ませて頭の外に出しましょう。メール返信が良い例で、返信を後に回すと、同じ文面を二度読むことになって時間の無駄ですから、読んだら直ちに返信まで済ませ、さっさと忘れてしまうのです。

次に「②重要で緊急なもの」は、明らかに最優先事項です。待ったなしで、すぐに実行してください。

最も後回しになりがちなのは、「③重要だけれども、緊急でないもの」です。「ゆくゆくは独立起業したい」などの「大きな話」はたいていここに入ります。これを着実に前進させるコツは、ともかく「小さく始めてみる」ことです。

たとえば、喫茶店を始めたいとしましょう。いきなり場所を借りて本格的に始めるのはリスクが高すぎますから、躊躇して当然です。しかし同時に、もたもたと何もしないでいると時間ばかりが過ぎてしまいます。そこで、「まずは家族や友人にコーヒーを振舞って、マーケティングから始める」「夜しかやっていない居酒屋を日中に時間借りして喫茶店のプロトタイプを週1回だけやってみる」などの、比較的ハードルが低いところからともかく始めてしまうのです。

動けば必ず何らかの反応があります。それを最大限に生かしつつ、改善を積み重ねていけば、物事は着実に前進し、中長期的な結果に結びつきます。

最後に「④緊急でも重要でもないもの」は、いつまでもリストに残さず、定期的に削除しましょう。そうすることによって、優先すべき事柄が浮き彫りになり、そちらに時間と労力を注ぎやすくなります。